Lo scopo di un’impresa è certamente quello di fornire un guadagno costante nel tempo, considerando i ricavi e sottraendo quelle che sono le spese d’ufficio. Queste sono divise in costi variabili e fissi e devono essere inquadrate e gestite correttamente per evitare ogni genere di spreco, a partire dall’energia elettrica per finire alla cancelleria.In questo articolo vedremo nel dettaglio come organizzare questo ramo dell’azienda e come sono cambiati i parametri con l’introduzione del lavoro ibrido, che sembra aver favorito il risparmio grazie all’alternativa dello smart working-.
Come calcolare le spese di ufficio e ridurle in maniera significativa
Le spese d’ufficio sono dette fisse quando non dipendono dalla mole di lavoro, ma devono essere affrontate a prescindere dalla presenza o meno dei dipendenti o dal tipo di fatturato.
Si tratta nello specifico dell’affitto del locale, dei contratti di leasing per i macchinari, costi relativi all’amministrazione, alle tasse e alle assicurazioni.
Al contrario, le spese variabili seguono il volume della produzione e lo sfruttamento dei locali, come accade ad esempio per la fornitura di materie prime oppure per le utenze, più o meno onerose a seconda dei mesi.
Se si sceglie di tagliare parte dei costi, in primis, si possono consultare una serie di tariffe per l’energia elettrica realizzate appositamente per le aziende e attualmente presenti sul mercato, così da individuare l’alternativa più adatta alla propria attività commerciale
Sono spesso questi i costi che incidono in maniera più cospicua, cioè quelli che non riguardano direttamente il materiale realizzato ma anche la forza lavoro e tutta la struttura che ruota attorno al prodotto finito.
Come gestire le spese di ufficio
Oltre a quelle per le utenze di luce, gas, acqua e telefono, un ufficio deve affrontare altri costi necessari.
È il caso ad esempio del condominio, dell’affitto e delle assicurazioni contro gli eventi spiacevoli.
Per quanto concerne le rate condominiali, il suggerimento è di controllare sempre il calcolo e partecipare alle assemblee, in modo da approvare o meno le opere straordinarie e non trovarsi con costi inaspettati che non si sono valutati insieme agli altri.
Anche per il canone di affitto, poi, è possibile concordare delle tariffe migliori e rivederlo al termine della prima scadenza, chiedendo un adeguamento al valore di mercato se inferiore.
Uno degli aspetti sui quali investire è il personale, limitando il numero delle figure per evitare una dispersione delle mansioni, a favore di persone valide che sappiano affrontare più aspetti contemporaneamente.
Inoltre, optare per dei software e delle attrezzature moderne, potrebbe apparire inizialmente un investimento costoso, ma a lungo andare il risparmio sarà superiore per quanto concerne la manutenzione e l’intervento di un tecnico specializzato, aumentando il business grazie all’apparecchiatura più attuale. Di fondamentale importanza anche il controllo dei costi del commercialista e dei professionisti che ruotano attorno alla propria azienda, cercando di stipulare dei contratti regolamentati e concordati, in modo che le fatture siano sempre quelle previste e non si aggiungano costi ulteriori.